Después de leer varios libros y probar varios sistemas sobre gestión del tiempo, he comprobado que si uno es capaz de hacer una sola cosa a la vez, aumenta considerablemente la productividad.
La cuestión es ¿cómo conseguirlo? Ahora tenemos más elementos de distracción que nunca: al teléfono, fax y distracciones provocadas por personas se suman el llamadas al teléfono móvil, mensajes de texto, correo electrónico, Internet, facebook, twitter, skype… La lista es interminable.
¿Cómo puede centrarse uno en hacer solamente una cosa a la vez? Voy a responder a esta pregunta aportando lo que he probado conmigo mismo y sé que realmente funciona:
- Eliminando distracciones. Se puede apagar el teléfono móvil durante media hora y el mundo sigue funcionando.
- Creando listas de asuntos pendientes por hacer y asignándoles prioridad. A este respecto hay que ser flexible, si durante el día surge una actividad más prioritaria pasará al primer lugar. El objetivo es centrarse en las actividades más prioritarias y no pasar a otra hasta que la que se esté haciendo termine.
- Creando bandejas de entrada. Para esto el correo electrónico es muy útil. Si uno tiene una bandeja de entrada por cada actividad que lleve a cabo, por ejemplo: Trabajo, Personal, Proyecto X. Cuando surja algo nuevo relacionado con ello, se deposita en esa bandeja de entrada, que luego hay que procesar. Este es uno de los pilares del método GTD (Getting Things Done) de David Allen.
- Trabajar por «modos de funcionamiento». Igual que los teléfonos móviles tienen modos de funcionamiento, las personas también. No es lo mismo estar en «modo lectura» que en «modo hablar por teléfono» o «modo procesamiento de correo electrónico».
- Saber decir NO. Hay interrupciones que pueden ser evitadas. A veces somos incapaces de decir no a una llamada que sabemos va a llevarnos como mínimo media hora y que nos interrumpe el trabajo. Se puede anotar en la lista de «pendiente de llamar» y luego, cuando uno pase al modo «llamar por teléfono» devolver la llamada.
- Levantarse temprano y aprovechar las primeras horas del día para hacer lo más importante. Si uno tiene clara la actividad o actividades más importantes de ese día y es posible llevarlas a cabo antes de que el resto del mundo «comience a funcionar», entonces, levantarse un par de horas antes y hacerlas merece la pena. La sensación de satisfacción personal por haber cumplido ese día, antes incluso de que comenzara, es increíble.
- Desarrollando la concentración. El ejercicio y deporte regular ayuda a que la mente esté más concentrada. Hay que saber reservar cada día un tiempo para ello, siempre y sin excusas de ningún tipo. Si además se practica alguna disciplina como yoga, taichí o artes marciales, se podrá lograr mayor concentración y unidad con uno mismo, el entorno y las demás personas.
- Planificarse adecuadamente. Saber manejar la agenda es muy importante, hay que ser capaz de reservar huecos en la semana para uno mismo, tanto para anotar las citas, reuniones o actividades que tienen fecha y hora como para establecer «modos de funcionamiento». También hay que reservar tiempo para la misma tarea de organizarse, algo que, si nunca se hecho, llevará más tiempo al principio.
- Centrarse en lo importante. La mayoría de las veces es más que suficiente cumplir con lo que se quiere realizar sin más florituras ni complejidades. Creo que es mejor hacer algo bien y a tiempo que muy bien pero tarde. Centrarse en la funcionalidad y la utilidad, en el qué más que en el cómo ayuda a ser más eficaz y ahorrar tiempo.
Seguramente hay muchos más trucos o formas de conseguir realizar una sola tarea a la vez, estas son las que a mi me ha funcionado y que por tanto puedo recomendar. Si se te ocurren más sería estupendo compartirlas.